NAWIA OY – TIETOSUOJASELOSTE

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) 

Viimeksi päivitetty: 28.5.2026 

1. Johdanto 

Nawia Oy (jäljempänä ”Nawia” tai ”me”) arvostaa henkilötietojesi yksityisyyttä ja sitoutuu käsittelemään henkilötietoja huolellisesti, läpinäkyvästi ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, kuinka käsittelemme rekrytointipalveluidemme yhteydessä keräämiämme henkilötietoja. 

Seloste kattaa kahden rekisteröityjen ryhmän henkilötietojen käsittelyn: 

• Asiakasrekisteri: asiakasorganisaatioidemme yhteyshenkilöt ja edustajat 
• Ehdokasrekisteri: rekrytointiprosesseihin osallistuvat työnhakijat ja ehdokkaat

2. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot 

Rekisterinpitäjä: 

Nawia Oy 
Y-tunnus: 3415857-8 
Peltokatu 26, 33100 Tampere 
Sähköposti:  
Puhelin: +358 400 449 961 

Tietosuoja-asioista vastaava: 

Matias Ketola 
Toimitusjohtaja 
Sähköposti:  
Puhelin: +358 400 449 961 

Kaikki tietosuojaan liittyvät yhteydenotot, rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt sekä muut henkilötietojen käsittelyä koskevat kysymykset tulee osoittaa yllä mainitulle tietosuoja-asioista vastaavalle. 

OSA I – ASIAKASREKISTERI 

Asiakasorganisaatioiden yhteyshenkilöiden henkilötiedot 

3. Rekisteröityjen ryhmä 

Tämä selosteen osa koskee Nawian asiakasorganisaatioiden nykyisiä ja potentiaalisia yhteyshenkilöitä sekä edustajia, jotka asioivat kanssamme palveluidemme hankkimiseen, tarjoamiseen ja toimeksiantojen hallintaan liittyen. 

4. Käsiteltävät henkilötiedot 

Käsittelemme asiakkaidemme yhteyshenkilöistä seuraavia henkilötietoja: 

• Perustiedot ja yhteystiedot: nimi, tehtävänimike ja asema organisaatiossa, työsähköpostiosoite, puhelinnumero, työnantajaorganisaation nimi ja toimiala 
• Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot: toimeksiantoihin ja tarjouksiin liittyvät tiedot, laskutustiedot, yhteydenpito ja viestintä, asiakaspalvelutapahtumien tiedot, palautteet
• Markkinointiin liittyvät tiedot: suoramarkkinointia koskevat suostumukset ja kiellot 

Asiakassuhteen ja siihen liittyvien sopimusten ja toimeksiantojen hoitamiseksi tiettyjen perustietojen, kuten nimen, yhteystietojen ja työnantajaorganisaation tietojen antaminen on välttämätöntä. Ilman näitä tietoja emme voi hoitaa asiakassuhdetta. 

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet 

Käsittelemme asiakasrekisterin henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

Oikeutetun edun peruste: Nawian oikeutettu etu perustuu asiakkaan yhteyshenkilön ja Nawian väliseen asianmukaiseen ja merkitykselliseen liikesuhteeseen. Olemme arvioineet, että henkilötietojen käsittely näihin tarkoituksiin ei kohtuuttomasti vaaranna rekisteröidyn oikeuksia ja vapauksia, kun otetaan huomioon käsiteltävien tietojen luonne (ammatilliset yhteystiedot) ja asiayhteys.

6. Henkilötietojen lähteet 

Keräämme asiakasrekisterin henkilötietoja ensisijaisesti suoraan rekisteröidyltä itseltään asiakassuhteen alkaessa ja sen aikana sekä asiakasorganisaation välityksellä. Tietoja voidaan lisäksi kerätä julkisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta, kaupparekisteristä tai LinkedIn-profiileista. 

7. Henkilötietojen vastaanottajat 

Asiakasrekisterin henkilötietoja voidaan luovuttaa tai siirtää seuraaville tahoille: 

• Henkilötietojen käsittelijät: Nawia käyttää palveluidensa tuottamiseksi ulkoisia palveluntarjoajia, jotka toimivat henkilötietojen käsittelijöinä Nawian lukuun ja Nawian ohjeiden mukaisesti. Tällaisia ovat esimerkiksi IT- ja järjestelmätoimittajat, CRM-järjestelmien toimittajat sekä viestintäpalveluiden tarjoajat. Käsittelijöiden kanssa on tehty asianmukaiset henkilötietojen käsittelysopimukset. 
• Viranomaiset: Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lain tai viranomaispäätöksen niin edellyttäessä. 
• Mahdolliset yritysjärjestelyt: Mikäli Nawia myy tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa, tietoja voidaan luovuttaa järjestelyyn liittyen. 

8. Henkilötietojen säilytysaika 

Säilytämme asiakasrekisterin henkilötietoja asiakassuhteen voimassaoloajan ja sen jälkeen enintään:

• Asiakasyhteydenpitoon ja toimeksiantoihin liittyvät tiedot: niin pitkään kuin on liiketoiminnan kannalta tarpeellista, ellei pitempi säilytys ole tarpeen oikeudellisen vaateen hallinnoimiseksi. 
• Laskutustiedot: kirjanpitolain edellyttämä aika (yleensä 6 vuotta tilikauden päättymisestä). 

Tietoja voidaan säilyttää pidempään, jos se on tarpeen lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi tai oikeudellisen vaateen esittämistä, puolustamista tai ratkaisemista varten. 

OSA II – EHDOKASREKISTERI 

Rekrytointiprosessiin osallistuvien henkilöiden tiedot 

9. Rekisteröityjen ryhmä 

Tämä selosteen osa koskee henkilöitä, jotka osallistuvat Nawian toteuttamiin rekrytointiprosesseihin, mukaan lukien henkilöt, jotka ovat jättäneet hakemuksen avoimeen tehtävään, joihin olemme ottaneet yhteyttä rekrytointitarkoituksessa, tai joiden tietoja on muutoin kerätty rekrytointipalveluidemme toteuttamiseksi. 

10. Käsiteltävät henkilötiedot 

Käsittelemme ehdokkaista seuraavia henkilötietoja: 

• Perustiedot ja yhteystiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite sekä muut yksilöintitiedot 
• Ammatillinen tausta: koulutus, tutkinnot, kielitaito, erityisosaaminen, työ- ja koulutushistoria, nykyinen ja aiempi työnantaja 
• Työnhakuun liittyvät tiedot: ansioluettelo (CV), hakemusasiakirjat, tiedot haettavasta tai tarjottavasta tehtävästä, uratoiveet ja palkkatavoitteet, käytettävyystiedot 
• Rekrytointiprosessissa syntyvät tiedot: haastatteluihin liittyvät tiedot ja muistiinpanot, Nawian järjestelmään tallennetut ehdokkaan kanssa käydyt keskustelut, mahdollisten soveltuvuus- tai henkilöarviointien tulokset, suosittelijoiden antamat tiedot, Nawian rekrytoijien tekemät arviot ja palautteet asiakkaalta 
• Julkisesti saatavilla olevat tiedot: LinkedIn-profiili tai muu julkinen ammatillinen profiili, mikäli ehdokas on tiedot itse julkaissut 
• Ehdokkaan itse antamat lisätiedot: kuten työlupa- ja oleskelulupaan liittyvät tiedot, ajokorttitiedot, harrastukset ja muu vapaa-ajan toiminta, kuva, suosittelijoiden yhteystiedot, muut ehdokkaan vapaaehtoisesti toimittamat liitteet ja tiedot (esim. portfolio, työnäytteet, sertifikaatit tai todistukset) 

Rekrytointiprosessiin osallistuminen edellyttää rekrytointiprosessin kannalta oleellisten perustietojen toimittamista. Ilman tietoja emme voi arvioida ehdokkuuttasi tai esitellä sinua asiakasyritykselle. Osa tiedoista on vapaaehtoisia, ja merkitsemme pakolliset kentät hakemusprosessissa selkeästi.

11. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Oikeutetun edun peruste: Nawian oikeutettu etu rekrytoinnissa perustuu sen liiketoiminnan luonteeseen rekrytointipalveluiden tarjoajana sekä siihen, että rekrytointipalveluiden tarjoaminen sekä ehdokkaan että asiakkaan hyväksi edellyttää ehdokastietojen käsittelyä. Olemme arvioineet, että rekisteröidyn etu ei kokonaisuutena tarkasteltuna syrjäytä Nawian oikeutettua etua, ottaen huomioon, että käsittely kohdistuu ammattimaisessa yhteydessä oleviin tietoihin ja ehdokkaalla on mahdollisuus vastustaa käsittelyä.

12. Henkilötietojen lähteet 

Keräämme ehdokkaiden henkilötietoja seuraavista lähteistä: 

• Ehdokkaalta itseltään: hakemuksen jättämisen, rekisteröitymisen tai muun yhteydenoton yhteydessä, haastatteluissa ja muussa suorassa viestinnässä 
• Julkisista lähteistä: ammatilliset verkostot (kuten LinkedIn), julkiset rekisterit ja muut julkisesti saatavilla olevat tietolähteet; keräämme julkisia tietoja ainoastaan rekrytointitarkoituksiin 
• Kolmansilta osapuolilta: suosittelijoilta tai asiakasyritykseltä rekrytointitoimeksiannon yhteydessä; ehdokkaalle ilmoitetaan tietojen keräämisestä kolmansilta osapuolilta 

13. Ehdokkaiden kanssa käytyjen keskustelujen tallentaminen 

Nawia voi tallentaa ehdokkaiden kanssa käydyt keskustelut käyttämäänsä rekrytointijärjestelmään. Tallentamisen tarkoituksena on rekrytointiprosessin dokumentointi, palvelun laadun varmistaminen ja kehittäminen sekä ehdokkaan ja asiakkaan parhaaseen mahdolliseen yhteensovittamiseen tähtäävä prosessin hallinta. 

14. Tekoälyn käyttö rekrytointiprosessissa 

Nawia hyödyntää tekoälyä rekrytointiprosessiensa tukena. Tekoälyä voidaan käyttää esimerkiksi hakemusten ja ehdokasprofiilien analysoinnissa sekä rekrytointiprosessin tehostamisessa. 

Nawia voi hyödyntää haastatteluissa automaattista transkriptiotyökalua, joka muuntaa puheen tekstiksi. Transkriptiota käytetään yksinomaan rekrytoijan apuna haastatteluyhteenvedon laatimisessa. Pääsy transkriptioon on rajattu haastattelun toteuttavalle rekrytoijalle. Käsittely perustuu ehdokkaan nimenomaiseen suostumukseen (GDPR 6 art. 1 kohta a), joka pyydetään ennen haastattelun aloittamista. Suostumuksesta kieltäytymisellä ei ole vaikutusta ehdokkaan hakemuksen käsittelyyn. 

Nawia ei tee automaattisia päätöksiä, joilla olisi ehdokkaaseen kohdistuvia oikeusvaikutuksia tai jotka vaikuttaisivat ehdokkaaseen vastaavalla tavalla merkittävästi GDPR:n 22 artiklan tarkoittamassa mielessä. Tekoäly toimii Nawian rekrytoijien apuvälineenä, ja kaikki ehdokkaita koskevat arvioinnit, valinnat ja päätökset tehdään ja vahvistetaan aina ihmisen toimesta. 

15. Henkilötietojen vastaanottajat 

Ehdokasrekisterin henkilötietoja voidaan luovuttaa tai siirtää seuraaville tahoille: 

• Asiakasyritykset: Ehdokkaan nimenomaisella suostumuksella voidaan rekrytoinnin kannalta tarpeellisia henkilötietoja luovuttaa sille asiakasyritykselle, jonka toimeksiantoon ehdokas on ehdolla. Ehdokkaan tietoja luovutetaan asiakkaalle siinä laajuudessa kuin toimeksiannon toteuttamiseksi on tarpeellista. 
• Henkilötietojen käsittelijät: Nawia käyttää ulkoisia palveluntarjoajia, jotka toimivat henkilötietojen käsittelijöinä Nawian lukuun. Tällaisia ovat esimerkiksi rekrytointijärjestelmän toimittajat, videohaastattelupalveluiden tarjoajat, soveltuvuusarviointien toimittajat sekä muut IT-palveluntarjoajat. Käsittelijöiden kanssa on tehty asianmukaiset henkilötietojen käsittelysopimukset.
• Viranomaiset: Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lain tai viranomaispäätöksen niin edellyttäessä. 

16. Henkilötietojen säilytysaika 

Säilytämme ehdokasrekisterin henkilötietoja seuraavasti: 

• Aktiiviseen rekrytointiprosessiin liittyvät tiedot: Rekrytointiprosessin päättymisestä enintään 2 vuotta, jollei ehdokas ole antanut suostumusta pidempään säilyttämiseen. Säilytysaika perustuu rekrytointiin liittyviin mahdollisiin oikeudellisiin kanneaikoihin (esim. tasa-arvolain mukainen kanneaika). 
• Ehdokasprofiilin tiedot tulevia rekrytointeja varten: Ehdokkaan suostumuksella enintään 2 vuotta, minkä jälkeen tiedustelemme ehdokkaalta, haluaako tämä tietojaan säilytettävän edelleen. Mikäli ehdokas kieltää jatkosäilyttämisen tai suostumus peruutetaan, tiedot poistetaan. 
• Rekrytointijärjestelmään tallennetut keskustelut: Tietoja säilytetään enintään 2 vuotta, minkä jälkeen ne poistetaan pysyvästi. 
• Oikeudellisiin vaateisiin liittyvä säilytys: Mikäli rekrytointiin liittyy riita, voidaan tietoja säilyttää riidan lopulliseen ratkaisemiseen asti. 

Säilytysajan päättymisen jälkeen Nawia poistaa tai anonymisoi henkilötiedot asianmukaisesti.

OSA III – KAIKILLE REKISTERÖIDYILLE YHTEISET TIEDOT 

17. Tietojen siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle 

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen sisällä. Mikäli käyttämämme palveluntarjoajat siirtävät henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle, varmistamme, että siirroissa noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia, kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita (SCC) tai muita GDPR:n 46 artiklan mukaisia asianmukaisia suojatoimia. Tietoja siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle vain siinä tapauksessa, että se on palveluiden teknisen toteuttamisen kannalta välttämätöntä. 

18. Henkilötietojen suojaaminen 

Nawia on toteuttanut asianmukaiset tekniset ja organisatoriset suojatoimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä, vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, muuttamiselta tai luovuttamiselta. Suojaustoimenpiteitä ovat muun muassa: 

• Tietoliikenteen ja tallennettavien tietojen salaus 
• Käyttöoikeuksien hallinta rooliperusteisesti: henkilötietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan ne Nawian työntekijät, joiden tehtävien hoitaminen sitä edellyttää 
• Henkilötietoja käsittelevät henkilöt noudattavat salassapitovelvollisuutta ● Teknisten järjestelmien säännöllinen ylläpito ja turvallisuuden varmistaminen ● Tietojenkäsittelysopimukset kaikkien alihankkijoiden ja käsittelijöiden kanssa

19. Rekisteröidyn oikeudet 

Rekisteröidyillä on tietosuoja-asetuksen nojalla seuraavat oikeudet: 

• Oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus): Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsitteleekö Nawia sinua koskevia henkilötietoja, ja pyytää kopio käsiteltävistä tiedoistasi. 
• Oikeus tietojen oikaisemiseen: Sinulla on oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten henkilötietojesi oikaisemista tai täydentämistä. 
• Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”): Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista, esimerkiksi kun tietoja ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, jota varten ne kerättiin, tai kun peruutat suostumuksesi eikä käsittelylle ole muuta perustetta. Oikeutta voi rajoittaa esimerkiksi lakisääteinen velvollisuus säilyttää tietoja.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa, kuten silloin, kun kiistät tietojen oikeellisuuden tai vastustat käsittelyä. 
• Vastustamisoikeus: Sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, kun käsittely perustuu Nawian oikeutettuun etuun. Nawia lopettaa tietojen käsittelyn vastustamisen jälkeen, ellei käsittelylle ole osoitettavissa painavaa perusteltua syytä, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet. 

Sinulla on aina oikeus kieltää henkilötietojesi käsittely suoramarkkinointitarkoituksiin, mukaan lukien näihin tarkoituksiin liittyvä profilointi. 

• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (tietojen siirrettävyys): Sinulla on oikeus saada sinua koskevat henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja se tapahtuu automaattisesti. 
• Oikeus peruuttaa suostumus: Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen peruuttaminen voi kuitenkin tarkoittaa, ettei Nawia voi jatkaa palveluiden tarjoamista siinä laajuudessa kuin aiemmin. 
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä. Suomessa toimivaltainen valvontaviranomainen on: 

Tietosuojavaltuutetun toimisto 

PL 800, 00531 Helsinki 
Puhelin: 029 566 6700 
Sähköposti:  
Verkkosivusto: www.tietosuoja.fi 

20. Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen 

Kaikkia edellä mainittuja oikeuksia koskevia pyyntöjä voi esittää lähettämällä kirjallisen pyynnön Nawian tietosuoja-asioista vastaavalle tämän tietosuojaselosteen kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen. Pyynnön tulee sisältää riittävät tiedot pyynnön esittäjän tunnistamiseksi. Nawia vastaa pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä ja lähtökohtaisesti yhden kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. 

21. Tietosuojaselosteen muuttaminen 

Nawia kehittää toimintaansa jatkuvasti ja pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Selosteen muuttuessa päivitetty versio julkaistaan Nawian verkkosivuilla. Tarkistamme tietosuojaselosteen säännöllisesti ja suosittelemme tutustumaan sen sisältöön ajoittain.